Polityka ochrony danych osobowych
Polityka ochrony danych osobowych
1. Administrator i zakres przetwarzania
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z działalnością sklepu internetowego jest pillowandpane. Dane są wykorzystywane wyłącznie w zakresie potrzebnym do obsługi sklepu, zawierania i wykonywania zamówień, płatności, dostawy, zwrotów, reklamacji, kontaktu z klientem, bezpieczeństwa systemu oraz wymaganych rozliczeń.
Nie wykorzystujemy danych klientów do celów niezwiązanych z działalnością sklepu ani do niewskazanych usług. Zakres danych powinien być ograniczony do informacji rzeczywiście potrzebnych do wykonania konkretnego zadania.
2. Kategorie danych
W związku z zamówieniem mogą być przetwarzane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres dostawy i rozliczeniowy, numer zamówienia, informacje o zamówionych produktach, kwota transakcji, sposób dostawy, status przesyłki, informacje dotyczące zwrotu lub reklamacji oraz korespondencja związana ze sprawą.
W zakresie płatności sklep może otrzymywać metodę płatności, kwotę, status transakcji, identyfikator płatności i informację o refundacji. Pełne dane instrumentu płatniczego, takie jak pełny numer karty, są co do zasady obsługiwane przez operatora płatności dostępnego w procesie zakupowym.
Podczas korzystania ze strony mogą być przetwarzane podstawowe dane techniczne, między innymi adres IP, rodzaj urządzenia i przeglądarki, system operacyjny, język, identyfikator sesji, znaczniki czasu oraz informacje potrzebne do działania koszyka, kasy i zabezpieczenia transakcji.
3. Cele i podstawy przetwarzania
Dane zamówienia są przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy, przygotowania przesyłki, dostawy, obsługi płatności, zwrotu środków, zwrotu towaru i rozpatrywania zgłoszeń dotyczących transakcji.
Dane wymagane do dokumentacji rozliczeniowej są przechowywane w zakresie koniecznym do wykonania obowiązków księgowych i podatkowych. Dane techniczne i bezpieczeństwa mogą być wykorzystywane do ochrony sklepu, transakcji i klientów przed nieautoryzowanym dostępem, oszustwem lub nadużyciem oraz do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Jeżeli określona czynność wymaga zgody użytkownika, dane są przetwarzane dopiero po jej udzieleniu i wyłącznie w zaakceptowanym zakresie. Zgodę można później wycofać.
4. Minimalizacja danych i czas przechowywania
Sklep nie powinien żądać informacji, które nie są potrzebne do wykonania zamówienia lub rozpatrzenia konkretnej sprawy. W wiadomościach do obsługi nie należy przesyłać haseł, pełnych numerów kart płatniczych ani dokumentów zawierających dane niezwiązane ze zgłoszeniem.
Dane dotyczące zamówień, płatności, dostawy, zwrotów i reklamacji są przechowywane przez czas potrzebny do wykonania transakcji, a następnie przez okres wymagany dla rozliczeń, wykazania prawidłowego wykonania obowiązków lub ochrony roszczeń. Dokumentacja księgowa i podatkowa jest zachowywana przez okres wymagany dla danego rodzaju dokumentu.
Korespondencja jest przechowywana do zakończenia sprawy, a jeżeli stanowi część dokumentacji zamówienia lub sporu – przez okres właściwy dla tej sprawy. Po ustaniu celu dane są usuwane, anonimizowane albo ograniczane do zakresu, którego dalsze przechowywanie jest nadal konieczne.
5. Shopify i odbiorcy danych
Sklep działa na platformie Shopify. Shopify może przetwarzać dane potrzebne do działania strony, koszyka, kasy, bezpieczeństwa i infrastruktury technicznej. Pillowandpane odpowiada za własne cele przetwarzania, zakres przekazywanych informacji i prawidłową konfigurację funkcji sklepu.
Dane potrzebne do dostawy mogą zostać przekazane przewoźnikowi obsługującemu konkretną przesyłkę: USPS, DHL Express, UPS lub FedEx. Zakres obejmuje wyłącznie informacje potrzebne do przewozu, doręczenia, śledzenia, zwrotu przesyłki albo wyjaśnienia problemu logistycznego.
Dane transakcyjne mogą być przekazywane operatorowi płatności wybranemu w kasie Shopify w zakresie potrzebnym do autoryzacji, rozliczenia, ochrony transakcji i refundacji.
Sklep nie sprzedaje danych klientów jako odrębnego zasobu.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Ze względu na transgraniczny charakter działalności i lokalizację administratora dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Japonii, a także w lokalizacjach wykorzystywanych przez Shopify lub innych niezbędnych dostawców.
Transfer do Japonii może odbywać się na podstawie mechanizmu zapewniającego odpowiedni poziom ochrony, jeżeli konkretny odbiorca i zakres przetwarzania mieszczą się w jego warunkach. Jeżeli taki mechanizm nie ma zastosowania, przekazanie powinno opierać się na odpowiednich zabezpieczeniach lub innej dopuszczalnej podstawie.
7. Pliki cookie i dane techniczne
Pliki cookie niezbędne do działania sklepu mogą być używane do utrzymania sesji, koszyka, procesu zakupu, bezpieczeństwa i zapamiętania ustawień prywatności.
Technologie niewymagane do podstawowego działania strony, jeżeli są stosowane, powinny pozostać nieaktywne do chwili uzyskania wymaganej zgody. Użytkownik może zmienić lub cofnąć swój wybór za pomocą dostępnych ustawień prywatności oraz zarządzać plikami cookie w przeglądarce.
8. Prawa osoby, której dane dotyczą
Osoba, której dane są przetwarzane, może żądać informacji o przetwarzaniu, dostępu do danych i ich kopii, sprostowania danych nieprawidłowych, uzupełnienia danych niekompletnych, usunięcia danych albo ograniczenia przetwarzania, jeżeli spełnione są warunki właściwe dla danego prawa.
W odpowiednich przypadkach można żądać przeniesienia danych przekazanych administratorowi w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie. Można także wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie.
Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, można ją wycofać w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem czynności wykonanych przed jej wycofaniem.
Prawo do usunięcia nie ma charakteru bezwzględnego. Dane mogą pozostać przechowywane w zakresie koniecznym do wykonania obowiązku rozliczeniowego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
9. Obsługa wniosków dotyczących danych
Wnioski można przesyłać na adres frontcare@pillowandpane.com. Jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby składającej wniosek, sklep może poprosić o dodatkową informację potrzebną wyłącznie do jej potwierdzenia.
Odpowiedź jest udzielana bez zbędnej zwłoki. Co do zasady w ciągu 30 dni klient otrzyma odpowiedź albo informację o konieczności wydłużenia terminu. W przypadku szczególnie złożonego wniosku lub dużej liczby jednoczesnych wniosków termin może zostać wydłużony maksymalnie o dwa kolejne miesiące, a przyczyna wydłużenia zostanie przekazana w pierwszym okresie odpowiedzi.
Realizacja praw jest co do zasady bezpłatna. Wnioski oczywiście bezzasadne lub nadmierne mogą być oceniane z uwzględnieniem ich powtarzalnego charakteru i rzeczywistego obciążenia administracyjnego.
10. Skarga do organu nadzorczego
Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane nieprawidłowo, może zwrócić się do sklepu o wyjaśnienie sprawy. Niezależnie od tego ma prawo złożyć skargę do:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa
Polska
11. Bezpieczeństwo danych
Sklep stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do rodzaju informacji i ryzyka, w szczególności ograniczenie dostępu do danych, kontrolę uprawnień, zabezpieczenie kont administracyjnych i transmisji oraz ograniczanie ilości przechowywanych danych.
Żaden system internetowy nie pozwala zagwarantować całkowitego braku ryzyka. Obowiązkiem sklepu jest jednak odpowiednie ograniczanie ryzyka, reagowanie na incydenty i podejmowanie działań dostosowanych do charakteru problemu.
12. Naruszenie ochrony danych
Każdy potwierdzony incydent jest oceniany pod kątem rodzaju danych, możliwych skutków oraz ryzyka dla osób, których dane dotyczą.
Jeżeli naruszenie może powodować ryzyko dla praw lub wolności osób, zgłoszenie do właściwego organu następuje bez zbędnej zwłoki i, jeżeli jest to wykonalne, nie później niż w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia. Jeżeli wymagane informacje nie są jeszcze kompletne, mogą być uzupełniane po zgłoszeniu.
Gdy naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla konkretnej osoby, zostanie ona poinformowana bez zbędnej zwłoki, chyba że zastosowane zabezpieczenia lub inne okoliczności powodują, że indywidualne zawiadomienie nie jest wymagane.
13. Dane przekazane przez klienta
Klient powinien przekazywać dane prawidłowe oraz, gdy podaje dane innej osoby, posiadać podstawę do ich przekazania. Dotyczy to na przykład wskazania innej osoby jako odbiorcy przesyłki.
Sklep odpowiada za sposób wykorzystania otrzymanych danych w ramach własnego przetwarzania. Jeżeli klient zgłosi błąd w danych, informacje powinny zostać skorygowane w zakresie możliwym na danym etapie realizacji zamówienia.
14. Kontakt
E-mail: frontcare@pillowandpane.com
Telefon: +81 709 407 81 49
Adres: 841-1 Kaneda, Maison de Gyarann 203, Atsugi, prefektura Kanagawa 243-0807, Japonia
Obsługa klienta:
poniedziałek–piątek, 9:00–17:30.
W weekendy oraz w polskie dni ustawowo wolne od pracy obsługa klienta jest nieczynna.